Skal du arrangere en konference?

Skal du i gang med at arrangere en større konference for forskellige virksomheder? I så fald skal du sørge for, at alle detaljer er i orden. Der er mange vigtige ting, der skal besluttes og holdes styr på. Herudover skal du også sørge for at bestille lokale, mad og foredragsholdere i god tid, når du skal planlægge en konference. Læs med i denne artikel, og hør mere om, hvad du skal have sørget for, når du skal planlægge en konference. 

Valg af lokale og sted

Valget af lokale er en af de vigtigste faktorer, når du skal tilrettelægge en konference. Din konference skal afholdes i et lokale, der kan rumme alle dine gæster samtidig til forskellige sessioner og foredrag. Du kan finde passende lokaler hos f.eks. hoteller, kongrescentre og eventlokaler. Det er perfekte steder at opsøge, hvis du skal finde et konferencelokale. Det er en god idé, at du tager hen og ser lokalet på forhånd, så du kan planlægge nærmere ud fra størrelsen og mulighederne, som konferencelokalet har at tilbyde. Der skal f.eks. være stole og borde nok, samt internet når foredragsholderne skal præsentere deres slides. Sørg også for at bestille catering på forhånd, så det også er på plads, når du har fået bestilt lokalet. Måske kan stedet, hvor du har booket dit konferencelokale, også tilbyde levering af mad.

Planlægning af dagsordenen

Når du har fået styr på lokalet, så skal du begynde at planlægge dagsordenen og beslutte, hvem der skal tale. Det kommer naturligvis an på, hvor stort konferencen skal være, og hvilke emner der skal holdes foredrag om. Sørg for at kontakte de forskellige foredragsholdere i god tid, så de har mulighed for at komme og holde foredrag til konferencen. Du skal sørge for at have nogle backups i ærmet, hvis der nu skulle falde nogle fra, eller hvis nogle bliver syge på dagen. Det er jo ikke til at forudse i disse tider. Du kan også se nærmere på underholdningsmuligheder til pauserne eller andre ting, der kan være nødvendige, når du skal afholde en konference.

Promovering af konferencen

Du skal også udarbejde nogle markedsføringsmaterialer til at promovere for din konference. Dette omfatter posts på sociale medier, kampagner eller flyers, der kan deles ud de rette steder. Det er en god måde at promovere for din konference på, og det sørger for, at alle og enhver ser din konference. Særligt opslag på sociale medier kan genere en masse deling, og flere kan få øjnene op for din konference. Du skal dog fastlægge, hvor mange der kan melde sig til konferencen, og hvad det koster for deltagelse. Derfor skal du vide, hvad du har af plads og tilgængelighed, før du laver dine opslag på sociale medier. Ellers kan det føre til, at du ikke har plads til alle, der har tilmeldt sig.